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Genera Prevención es una consultora de seguridad y salud con sede en Rivas Vaciamadrid y clientes en construcción, energía, sanidad, hoteles, administración pública, etc. En 2025 decidió hacer algo poco habitual en su sector: dejar de usar plataformas de terceros y construir la suya. El resultado es Kaitoo, que sale al mercado esta semana con varias decenas de clientes ya trabajando en ella, dando servicio a cientos de proveedores y subcontratas.

"No queríamos hacer software. Queríamos dejar de perder tiempo"

Empecemos por lo obvio: sois una consultora pequeña. ¿Qué hace una empresa así lanzando una plataforma tecnológica?

No queríamos hacer software. Queríamos dejar de perder tiempo. Durante años hemos trabajado con las plataformas de CAE que hay en el mercado, y la conversación con nuestros clientes y técnicos era siempre la misma: cuántas horas se van en perseguir documentos, en revisar si un seguro sigue vigente, en explicarle a una contrata por qué su certificado no vale. En algún momento te das cuenta de que el problema no son las personas,  es la herramienta.

¿Y no era más fácil cambiar de proveedor?

Lo probamos. Pero todas las plataformas comparten la misma idea de fondo: son archivadores. Muy ordenados, con alertas y permisos, pero archivadores. Alguien tiene que abrir cada documento y decidir si sirve. Ese alguien es siempre un técnico de prevención cobrando por hacer de administrativo. Cambiar de archivador no resuelve eso.

Hay quien dirá que os habéis metido en un jardín.

Seguramente. Pero teníamos dos cosas que no tiene una empresa de software: sabemos exactamente qué documento hace falta en cada situación, y teníamos dónde probarlo. Cada funcionalidad de Kaitoo se ha usado primero en obras reales, con contratas reales, antes de enseñársela a nadie.

"La IA no decide si alguien entra. Decide si el papel está bien"

Explicado para alguien que no es técnico de prevención: ¿qué hace Kaitoo?

Cuando una empresa contrata a otra para trabajar en su centro, la ley le obliga a coordinarse con ella: saber quién entra, con qué formación, con qué equipos, con qué seguros. Eso hoy significa cientos de documentos con fechas de caducidad distintas. Kaitoo recibe esos documentos, los lee, comprueba que son los correctos y que siguen vigentes, avisa antes de que caduquen y, si la empresa quiere, se conecta al control de accesos para que solo entre quien cumple.

¿Dónde entra exactamente la inteligencia artificial?

En la lectura y la comprobación. El sistema abre un seguro de responsabilidad civil y entiende que es un seguro, de qué empresa, con qué coberturas y hasta cuándo. Eso antes lo hacía una persona, documento a documento, actualmente lleva unos pocos segundos.

Vamos con la pregunta incómoda: ¿qué pasa si la IA se equivoca y da por bueno un documento que no lo es?

Es la pregunta correcta, y la respuesta corta es que la responsabilidad legal no se delega en un algoritmo. Nunca. Kaitoo no sustituye al coordinador ni al técnico: hace el trabajo mecánico y le deja a la persona las decisiones. Las especificaciones de revisión y el algoritmo están muy refinado de forma que en caso de duda se deja siempre al técnico la decisión final. Y todo queda registrado. Llevamos meses haciendo mediciones de control y calidad, y podemos afirmar que, adía de hoy, el índice de error de la IA es inferior al de la persona en esta tarea.

¿No hay un punto de vigilancia excesiva en conectar todo esto a los tornos de entrada?

Lo entiendo, pero es al revés de como suena. Hoy a un trabajador se le deja entrar y, tres semanas después, alguien descubre que su formación no era la adecuada. Eso no protege a nadie, ni a la empresa ni al trabajador. Que el sistema avise antes evita que la persona se presente en obra y no pueda trabajar, que es lo que de verdad le fastidia el día.

¿Y las contratas pequeñas? Suelen ser las que más sufren estas plataformas.

Son nuestra obsesión, porque si la contrata no entra, el sistema no funciona. Una empresa de cinco personas no va a dedicar una jornada a aprender a usar un portal. Por eso la carga tiene que ser subir el documento y poco más. Además del reaprovechamiento de documentos sin coste para la subcontrata, la interface de Kaitoo está diseñada para hacerles la vida lo más fácil posible, siendo todo el proceso muy claro y sencillo, además, cuenta con un servicio de soporte rápido y eficaz para ayudarles en todo lo que necesiten.

"No competimos con las grandes en tamaño. Competimos en saber de qué hablamos"

En CAE hay plataformas con muchísimos más recursos que vosotros. ¿Por qué iba alguien a elegiros?

No vamos a ganar en tamaño ni en número de integraciones, y no lo pretendemos. Lo que sí tenemos es que detrás del software hay gente que ha estado en obra esta misma semana. Cuando un cliente llama con un problema de coordinación, no le atiende un comercial: le atiende alguien que sabe qué dice el RD 171/2004, el RD 1627/97… y qué le va a pedir el inspector. Esa combinación no es habitual.

¿Qué clientes tenéis ya en la plataforma?

En gran medida son empresas que venían de otra plataforma con la que trabajábamos y han migrado a Kaitoo, lo cual es la prueba más dura que puedes pasar: no es alguien empezando de cero, es alguien que sabe perfectamente lo que tenía antes.

¿Qué objetivo os habéis puesto para este primer año?

Vamos a intentar duplicar el volumen de gestión que llevamos actualmente, pero el indicador que de verdad miramos es otro: cuánto tiempo le devolvemos a cada cliente. Si un técnico pasa de dedicar dos días al mes a revisar papeles a dedicar dos horas, ese día y medio se va a lo que importa, que es ir a obra y ver cómo se trabaja.

¿Qué viene después?

Tenemos un programa de incorporación de utilidades y módulos en base a los nuestros propios clientes necesitan y nos piden y que irán haciendo cada vez más potente y versátil a Kaitoo.. Y algo que no es tecnológico: queremos que Kaitoo no se venda solo como una herramienta, sino acompañada del criterio técnico. Un software de CAE mal configurado genera una falsa sensación de seguridad, que es peor que no tener nada.

Para terminar: si alguien que gestiona contratas está leyendo esto, ¿qué le dirías?

Que haga una prueba sencilla. Que coja tres contratas al azar y compruebe, hoy, si toda su documentación está vigente. El tiempo que tarde en responder a eso es la medida exacta de su problema. Y que, si quiere verlo funcionando, en veinte minutos se lo enseñamos en kaitoo.es.